近代的なワークショップ管理ソフトウェアは、定期的なリマインダーやステートメントを送信するために予約を取ったり、見積もりや請求書を上げるから、あなたのビジネスの毎日の実行を支援するために設計されています。
レボリューション・ポルシェのRussell Stanley氏は、以下のように語っています。 デジタルマーケティングを使用しています。 オートワーククラウドベースのワークショップ管理ソフトウェアシステムです。しかし、このようなシステムはたくさんあり、あなたのニーズや予算に合ったオプションもたくさんあります。もし、あなたのネットワークにワークショップオーナー仲間がいれば、彼らがどのようなシステムを使用しているか、また、どのように時間を節約しているかを尋ねてみてはいかがでしょうか。
オンライン予約システムを使えば、見積書、ジョブシート、請求書、保険超過請求書、クレジットノート、明細書など様々な書類を作成することができます。多くのソフトウェアツールは、独自のレターヘッド/フッター画像、ロゴ、さらには透かしを含めることによって、ドキュメントのテンプレートをカスタマイズすることができます。
顧客にとって、オンラインは便利なものです。電話で問い合わせるよりも、ウェブサイトで予約することができます。例えば、忙しい仕事中に電話するよりも、仕事が終わった後の夕方に予約することができます。オンライン予約システムは、あなたの顧客があなたのFacebookのビジネスページ経由で予約をする方法を可能にするかもしれません。
あなたのレセプションチームにとって、予約システムは、必要に応じて多くのまたはわずかな情報を入力し、迅速に予約を作成することができます。この情報は、車両の登録、メーカー、モデルや顧客の詳細などの事実を含めることができます。
オンライン予約システムが提供するデータをうまく活用すれば、ビジネスを拡大することもできます。なぜなら、システムによっては顧客を追跡し、明細書を作成し、過去1年間とそれ以前の支出を示すグラフを提示することができるからです。このようなシステムでは、顧客が所有する各車両を閲覧したり、EメールやSMS、販促資料の印刷を通じてコミュニケーションを図ったりすることもできます。このデータを利用することで、顧客にMOTテストやサービスの期限などのリマインダーを送ることができます。これらは印刷して郵送することも可能ですが、今日では多くの人がオンライン・コミュニケーションの利便性を好むため、EメールやSMSメッセージで送信することができます（その方がコストも安くなります）。
また、データを高度に検索して、ターゲットを絞ったプロモーションや特別オファーなど、さまざまなマス・マーケティング・コミュニケーションに適した顧客を選択することもできます。このようにドライバーをターゲットにすることで、あなたのメッセージに興味のない顧客を刺激することを避けることができる一方、あなたのデータによると、あなたが提供している最新の取引に興味がありそうな顧客を喜ばせることもできます。(デジタルマーケティングブログをご覧ください、 デジタルとソーシャルメディアを使って簡単な紹介プログラムを作成する方法).
オンライン予約システムの中には在庫管理が可能なものもあります。キーワード検索、カテゴリー検索、メーカー検索、サプライヤー検索、またはこれらの組み合わせを含む検索オプションを使用することで、在庫のある商品を見つけることができます。
つまり、オンライン予約システムを使えば、顧客にとっても、あなた自身にとっても、生活をより簡単にすることができるのです。多くのオンライン予約システムがありますが、あなたが本当にシステムに求めているものを書き出してから、最適な価格で最適なものを検索してみてください。前述したように、他のワークショップのオーナーに、彼らが使っているシステムについての意見を聞くこともできます。
